Resaltar datos en gráficos

Siempre me ha sorprendido la enorme variedad de gráficos que tiene Excel (la mayoría de poco valor o incluso contraproducentes)  y las poca ayuda que da para pintar gráficos que ayuden a una comprensión clara y rápida de lo que queremos transmitir. Estoy seguro de que lo ingenieros de Microsoft tienen alguna poderosa razón para ello (y que sólo ellos conocen) pero la realidad es que en muchos casos nos quedará más remedio que tirar de ingenio para mejorar las posibilidades de visualización que de serie nos ofrece esta, por otra parte, estupenda herramienta

Veremos algunos consejos para que nuestros gráficos sean más legibles

Gráficos de Barras

La representación que Excel nos da por defecto de un gráfico de barras es un tanto pobre:

En una entrada anterior ya hablábamos de como usar este tipo de gráficos, ahora nos centraremos sólo en un punto: como mejorar su legibilidad. Para ello bastará con formatear, en distinto color aquellas series que queramos destacar; por ejemplo, la mayor y la menor

De este modo percibiremos de forma mucho más rápida e mensaje que nos quiere transmitir. También podríamos no formatear la serie sino la etiqueta de valores (en mi caso, prefiero esta opción) quedando como sigue:

Deberemos hacer dinámico nuestro formato, para asegurarnos que cambia cuando varíen los datos:

Ejes confusos

En ocasiones, nuestros datos alternan valores positivos y negativos lo que hace que los ejes no se lean:

Interpretar un gráfico así es complicado. Lo primero que debemos hacer es situar el rótulo del eje bien por encima, bien por debajo de las series, para que no se "apelotonen":

En segundo lugar, deberemos ordenar las series, para que su interpretación sea más rápida y sencilla, borrar los ejes e incluir los valores dentro de las barras:

Por último, si así lo queremos, podríamos pintar de diferente color los positivos y negativos

Líneas con multitud de valores

¿Quién no se ha encontrado alguna vez con un gráfico tan poco útil como este?

La disparidad de series entrecruzadas asegura que no podamos extraer ninguna conclusión sino es con algún esfuerzo. Con datos como estos debemos preguntarnos qué es lo que queremos analizar en realidad. Normalmente lo que buscaremos será verificar como evoluciona cada una de las series en relación a las demás (dentro del máximo y mínimo que configuran) y comparando con algún criterio en concreto: la media, otra serie.... Para nuestro ejemplo usaremos la media y la mediana

La representación quedará:

Marcamos el máximo el mínimo y destacamos la serie que queremos analizar (en este caso, la empresa K). Además, pintamos la media y la mediana (podría haber sido otra empresa). El hacerlo dinámico nos permitirá ir seleccionando cada una de las empresas que queramos ver

Cómo y cuándo usar los gráficos "bridge" o "waterfall". Contando historias con los gráficos

Uno de los principios básicos de cualquier reporting es presentar información fácilmente comprensible y que ayude a saber qué ha pasado y por qué. En este sentido, existen varias técnicas que nos ayudan en nuestro propósito. Una de ellas es el "análisis causal" y su representación gráfica que suele ser el gráfico tipo puente (normalmente llamado "bridge" o "waterfall").

Veámoslo con un ejemplo. Supongamos que nos dan la siguiente cuenta de resultados, correspondiente al primer trimestre de 2014 comparado con el primer trimestre del 2013

Lo primero que veremos es que el resultado en ambos periodos ha sido el mismo (240) pero, ¿por qué ha sido así?. La tabla no da mucha explicación: vemos que han caído las ventas y los costes directos, los indirectos suben, caen las depreciaciones y amortizaciones y suben los intereses... Se puede ver, pero no resulta demasiado intuitivo saber que ha ocurrido. 

Podemos mejorar algo la legibilidad de la tabla añadiendo margenes intermedios y variaciones:

Ahora resulta algo más sencillo entender qué ha ocurrido: el Margen Bruto ha crecido en 50 u.m. ya que, aunque tenemos menos ventas, el porcentaje de margen (el beneficio directo obtenido con cada venta) es mayor: mientras en el 1T2013 sólo obteníamos un rendimiento de 37 u.m. de cada 100 u.m. de venta (37%), en el 1T2014 este rendimiento es de 50 u.m. (50%). Por otro lado, los costes indirectos han crecido, neutralizando todo el mayor margen obtenido en las ventas. Y aunque ahorramos 15 u.m. en intereses, se gastan en D&P por lo que el resultado final es el mismo. Como vemos, hemos podido obtener algo más de información que respecto a la tabla inicial, con unas sencillas técnicas de análisis. 

Pero podemos ir un poco más allá, y entrar en el análisis causal:

Lo que tenemos ahora es una explicación de por qué varia el Margen Bruto

- Por Ventas: -110 u.m.

- Por porcentaje de margen: 160 um.

- Total: 50 u.m.

¿Qué quiere esto decir? Que si hubiésemos mantenido el mismo porcentaje de margen bruto que en el 2013 (es es, un 37%), la caída de las ventas hubiese supuesto una pérdida de 110 u.m. de Margen. Por otro lado, si hubiésemos repetido ventas (1.500 u.m.) pero al porcentaje de margen superior de este año (50%), el incremento hubiese sido de 160. Es el efecto combinado de "ventas" y "porcentaje de margen" lo que hace que crezca en 50 u.m. entre el 2013 y 2014.

Dicho de otro modo, la caída de ventas habría hecho que la empresa perdiera 110 u.m. de Margen Bruto pero como se ha logrado incrementar la rentabilidad de las mismas en 160 u.m., el efecto final es de +50.

El mismo análisis podría realizarse con el resto de las partidas de la Cuenta de Resultados

Y esto, ¿como lo llevamos a un gráfico? Podemos usar los gráficos tipo "puente" que nos ayudan a contar una historia. Partimos de 50 u.m. de BAI en el primer trimestre de 2013 y llegamos a 50 u.m. en el 2014. Este tipo de gráfico construye un "puente" entre ambas cifras, explicando o contando la historia de como llegamos de una a otra: 

¿Cómo llegamos del BAI del 1T2013 al BAI 1T2014?

Los primeros tramos del "puente" que tenemos que construir son los referentes al Margen Bruto, en sus dos vertientes: variación por más/menos ventas y variación por más/menos margen.

La historia que nos cuenta es que partimos de un BAI de 240. Tenemos una caída en ventas (en rojo) que tiene un efecto de -110 u.m. por lo que, de no haber existido nada más, el BAI había caído hasta 130 u.m.. Sin embargo, existe un efecto positivo (en verde) de +160 u.m. derivado del mayor margen, llevando el BAI hasta 290 u.m.

Como el BAI final ha sido de 240 u.m., tenemos que continuar con nuestra historia y añadir el resto de los tramos (costes indirectos, depreciaciones y amortizaciones e intereses):

El efecto negativo de los costes indirectos desciende el BAI hasta 240 (290um - 50 um), el positivo de D&A lo sube a 255 (u.m.) y el negativo de los intereses lo vuelve a dejar en 240 u.m.

De esta manera, hemos logrado explicar, de una forma visual y rápida, qué ha ocurrido para que partiendo del resultado del año anterior, hayamos llegado al de este año.

En este enlace podéis descargaros el Excel que sirve de soporte al ejemplo.

Como usar gráficos de comparación

Uno de los recursos más utilizados en cualquier dashboard es la comparación. Prácticamente en cualquier punto de la pantalla donde se fije la vista hay una comparación: año actual con el anterior, real con presupuesto, Zona A con Zona B.... Muchas de estas comparaciones, se reflejan en forma de gráfico, al ser este una de las mejores maneras de transmitir la información de manera rápida e inteligible. De hecho, la razón de ser de un Cuadro de Mando es la comparación: sólo sabremos si un dato es bueno o malo en relación a una referencia, ya sea esta el objetivo, el año anterior, otra región. Y dado que el elemento más común en un Cuadro de Mando es el gráfico, uno de los elementos clave que debemos dominar es el "gráfico de comparación".

Veamos a continuación unas sencillas reglas para usarlos adecuadamente

Regla 1: No caer nunca en la trampa de usar las 3 dimensiones. Puede ser más vistosos, pero resta legibilidad y rapidez en la interpretación, además de poder falsear en ocasiones los datos. Esto aplica no sólo a los gráficos de comparación sino a cualquiera de ellos

Regla 2: No utilizar gráficos de tarta. Nunca, nunca, nunca, bajo ningún concepto. Ya hablábamos de esto en una entrada anterior.

Regla 3: Para comparar adecuadamente y no llevarnos a error, la escala debe comenzar siempre en cero. En muchas ocasiones, con valores altos, nos vemos tentados a comenzar la escala en un valor próximo al máximo, de forma que se vea menos "barra" del gráfico y aparezca más bonito. Esto puede ser una pésima idea, al llevar a resultados erróneos

Aparentemente, la Zona D vende el doble que la Zona C pero esta conclusión es errónea como puede comprobarse leyendo los ejes. Sin embargo, una representación partiendo del "0" evita el error y es más cómodo de leer

Regla 4: Excel (la herramienta con la que se construyen la mayoría de los gráficos) tiende a ordenar de forma alfabética, lo que en ocasiones puede ser útil, pero no para el análisis de datos. Será mucho mejor utilizar un criterio de Pareto (de más a menos) de manera que se interprete rápidamente el mejor valor, el peor, la evolución entre ellos....

En el segundo gráfico es más fácil de interpretar, focalizando inmediatamente la mejor Zona (la D), y la peor (la C). Más aún, en el primero nos costaría saber que zona tiene mayores ventas, si la "A" o la "E". Este problema queda resuelto inmediatamente en el segundo gráfico, en el que el orden nos dice que E > A

Regla 5: Cuando comparamos resultados respecto a un objetivo, es preferible indicar la desviación relativa en vez de ambos datos. Veámoslo con un ejemplo:

En este caso comparamos las ventas reales (línea azul) con el objetivo (línea naranja). Esta es una de las formas más usuales de hacerlo, pero no la mejor. Una duda que podría surgir en este caso es si la Zona C lo está haciendo mejor que la Zona E. Ambas están por encima de su objetivo y, aparentemente, en la misma cantidad. Un análisis más pausando puede darnos la respuesta pero ¿por qué obligar al analista a interpretar datos cuando la solución se puede mostrar de manera directa?

Al comprar en valores relativos respecto a su objetivo, vemos claramente, y sin necesidad de detener nuestro análisis, que la evolución de la Zona C es mejor respecto a su objetivo, que la de la Zona E

Como utilizar el tipo de gráfico más adecuado en cada momento (1)

Ya hemos comentado varias veces que un Cuadro de Mando debe ser eminentemente visual a fin de recibir la mayor cantidad posible de información de manera rápida e intuitiva. La mejor manera de lograr esto es usando gráficos que son capaces de transmitir conocimiento de forma más eficaz que una tabla de datos, además de ser más fácilmente recordables. Pero no todo los gráficos valen para ser usados en un CdM (recordemos que no deben usarse nunca gráficos de tarta) ni sirve cualquiera para cada situación.

En una serie de post iremos enseñando cuál es el tipo de gráfico más adecuado a cada métrica a mostrar. En esta primera entrada haremos un resumen (no exhaustivo) de las posibilidades que existen.

Tenemos básicamente cuatro necesidades en las que usar un gráfico: cuando queremos comparar datos, cuando hablamos de la  distribución de los datos, al mostrar la relación que existe entre una serie de daos o cuando vemos su composición. La parte de la distribución la obviaremos aquí por ser eminentemente de aplicación es estadística, pero iremos hablando de las otras tres, explicando el porqué de cada caso y dando ejemplos reales

Un primer resumen sería:

1. Comparación: queremos comprar varias variables entre sí o la largo del tiempo
1. Varias dimensiones
1. Muchas dimensiones: el gráfico más adecuado es el de barras horizontales
   
2. Pocas variables: preferiremos el gráfico de columnas
   
2. A lo largo del tiempo
1. Pocas dimensiones: gráficos de columnas
   
2. Muchas dimensiones: gráficos de líneas
   
3. Ratios: gráficos de líneas, independientemente del numero de estos
   
3. Dos items a lo largo de varias dimensiones: gráficos de radar
   
2. Relación: queremos comparar como correlacionan dos o tres variables
1. Dos variables: gráficos X/Y
   
2. Tres variables: gráficos de burbujas
   
3. Composición: queremos dar la idea de como se compone (en que partes está dividida) una determinada dimensión
1. Pocos periodos
1. Si sólo es importante el valor relativo: gráficos de columnas apilados al 100%, mostrando como evoluciona la parte que queremos analizar
   
2. Si es importante tanto el valor absoluto como el relativo, al igual que el caso anterior, gráficos de columnas pero sin apilar al 100% (en ocasiones este gráfico puede ser difícil de interpretar)
   
2. Varios periodos: la filosofía es la misma que con pocos periodos pero usaremos gráficos de líneas en vez de columnas
   
3. Para mostrar como se llega de la situación inicial a la fina: gráficos de waterfall o de puente en los que la primera columna muestra la situación inicial, la última la situación final y las centrales lo que sube o baja el valor en función de cada dimensión
   
   
   
   
   
   En las próximas entradas iremos explicando más cosas de cada uno de estos gráficos

¿Gráficos de tarta en un Cuadro de Mando? ¡No, por favor!

Una de las cosas que más suelen pedir los clientes cuando construyes un cuadro de mando es que incluyas un gráfico de tarta (o de "quesitos") para representar algún dato en concreto. Entonces, cuando oyes eso, respiras profundamente dos o tres veces, te relajas y empiezas a explicarle porque es muy mala idea utilizar un gráfico de este tipo en un cuadro de mando (o en cualquier situación, en general), al tiempo que piensas en el daño que ha hecho el Excel con la facilidad para construir todo tipo de gráficos....

Pero ¿por qué no es una buena idea usarlos? Básicamente porque, más allá de su vistosidad (que no discuto que la tengan) son muy difíciles de leer y casi imposibles de comparar. Vamos a ver unos casos concretos en los que se muestra esta dificultad y su alternativa en gráficos de barras (que usualmente, suele ser la forma de representación más correcta cuando tratamos de mostrar "repartos").

No permiten transmitir las cantidades exactas
Si las diferencias entre las categorías son muy acusadas, no habría problema sin embargo no siempre estamos seguros de que esto será a sí permanentemente y podemos encontrarnos con casos en los que dos o más categorías estén muy cercanas entre ellas. En ese caso será muy difícil leerlo:

En el ejemplo anterior, con el gráfico de tarta es difícil saber las diferencias entre las empresas A, B y C pero la lectura se simplifica cuando usamos barras

Pueden aparecer abarrotados
Cuando tenemos muchas series, es difícil saber que quesito del gráfico es cada cual. Tenemos dos opciones, bien usar una leyenda, bien incluir el nombre de cada serie junto al quesito. Ambas opciones son poco prácticas, especialmente si queremos incluir también el valor de cada serie:

Si cambiamos el gráfico anterior a uno de barras, veremos como es mucho más fácil de entender y asimilar de un sólo vistazo:

Además, con esta solución podemos usar un sólo color de forma que la vista descanse al leer el gráfico y la comprensión sea mucho más rápida

Incapaces de transmitir valores relativos
Los gráficos de tarta presentan enormes dificultades para transmitir valores relativos:

¿Qué segmento es mayor? ¿el 5 o el 4? ¿y el 2? ¿es mayor que ellos? ¿o menor?. Estas dudas se resuelven fácilmente con otro tipo de gráfico:

Como vemos, las barras nos ahorran muchos problemas a la hora de entender y analizar la información de manera rápida y sencilla

No podemos comparar gráficos de tarta entre sí

En no pocas ocasiones necesitamos comparar varias series en dos momentos temporales (o cualquier otra circunstancia) distintos. Esto es prácticamente imposible si usamos quesitos para ello:

En el ejemplo anterior comprar el Norte de la empresa A y la B es harto difícil, como ocurre con el Sur.... ¿La solución?

El uso de 3D reduce (aún más) la legibilidad

Esto no es único de los gráficos de tarta (pasa con todos) pero en este caso el efecto es mucho más acusado, llegando a distorsionar la realidad. Podemos verlo en este gráfico

¡La serie verde parece ser mayor que la azul claro, cuando la primera representa el 21% y la segunda el 33%! Evidentemente, las conclusiones que se pueden extraer de una lectura apresurada del gráfico serán erróneas... con la importancia que eso tiene para una empresa.

Si nos olvidamos de los efectos 3D y los quesitos, tendremos la información mucho mas clara y comprensible:

Un Cuadro de Mando debe transmitir la información de manera rápida, exacta y fácilmente comprensible. Por ello, mejor olvidemos los "vistosos" gráficos de tarta y usemos otros que cumplan nuestros objetivos...

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