Poniendo en marcha un Sistema de Reporting (I)

La adopción de un Sistema de Reporting en una empresa debe estar siempre orientado a la obtención de una información precisa, coherente, válida, accesible y disponible con rapidez que permita de manera sencilla aportar el conocimiento suficiente para la toma de decisiones.

Como hemos comentado en otras ocasiones  un Sistema de Información debe ser capaz por encima de todo de contestar a tres preguntas clave:

-       ¿qué está pasando?

-       ¿por qué está pasando?

-       ¿qué tenemos que hacer para mejorar?

Para lograr que nuestro Sistema de Reporting conteste a las tres preguntas anteriores, es necesario seguir una serie de pasos. Seguirlos nos va a permitir abordar el proyecto con garantías de éxito, sin descuidar ningún aspecto crítico:

-       Paso 1: Definición del Modelo de Negocio. Deberemos plasmar cuales son las características que configuran la propuesta de valor con la que la empresa se dirige al mercado y como han de ser percibidas por el mismo. Esta es la base sobre la que se asientan las mediciones

-       Paso 2: Definición de los Indicadores de Negocio. A raíz del modelo de negocio, que indicadores son los más acertados para transmitir de manera rápida y sencilla si nuestro desempeño se ajusta a lo objetivos establecidos

-       Paso 3: Requerimientos funcionales. Listar qué requerimientos tiene la Organización para su área de Información. Estos pueden ser claros o estar “dados por supuesto” en los usuarios. Tanto en un caso como en otro, en esta fase deben quedar perfectamente explicitados

-       Paso 4: Necesidad de información. Quiénes son los actores que intervienen en el proceso de análisis de la información y qué precisa cada uno de ellos: no todos los usuarios necesitan el mismo conocimiento. Creación de la “pirámide de informes”: a mayor jerarquía, infamación más extractada pero de más áreas, a menor jerarquía, información de mayor detalle pero más focalizada en aspectos concretos

-       Paso 5: Modelo de Datos y de Entidad/Relación. Consenso en lo que representa cada magnitud y crear una capa semántica común y transversal a toda la Organización (sistemas y personas). Este punto es crítico. No pocas reuniones (y posibilidades de mejora) se echan a perder porque los diferentes actores entienden el mismo concepto de forma diferente. Las ventas, ¿con brutas o natas? ¿Una venta es cuando se incluye el pedido en el Sistema o cuando se factura? Etc. Que sea lo que sea, pero que todos lo entiendan igual

-       Paso 6: Capa de Presentación. Cuál es la mejor capa de presentación para cada uno de los roles intervinientes. Aquí se incluyen aspectos como el diseño (lay-out) de los diferentes Cuadros de Mando que se generarán, diseño de los análisis drill-down, drill-everywhere, configuración de los diferentes modelos de reporting

-       Paso 7: Conocimiento y Habilidades de los Intervinientes. Verificar si los intervinientes tienen un conocimiento suficiente del funcionamiento de las herramientas, significado de cada métrica, implicaciones y relaciones, entre ellas, etc. En caso contrario habrá que planificar sesiones de formación suficientes para garantizar el perfecto uso de los informes

-       Paso 8: Adecuación de las Herramientas de BI utilizadas. En función de las necesidades y características anteriores, determinar si la herramienta de BI utilizada (embebida en el propio CRM/ERP o externa) se adecúa a la Organización. Planificar bien las previsibles adaptaciones a realizar en la misma, bien la migración a una nueva herramienta que dé respuesta a las necesidades de la organización

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