Como diseñar adecuadamente informes de Reporting

Si algo le falta a cualquier directivo o gerente de una empresa es tiempo. Más allá de recursos monetarios, tecnología, etc. el verdadero déficit en cualquier organización es el tiempo y más especialmente el tiempo para analizar y estudiar información. Es por ello que los reportings debería estar orientados a

• su rápida asimilación, 
• con un diseño claro, limpio, que ayude a focalizar de manera inmediata la atención en aquellos aspectos que requieren de la acción del directivo. 

En realidad, todas las técnicas necesarias para diseñar adecuadamente un Cuadro de Mando son aplicables al diseño de un Reporting

Presentamos un ejemplo real del un reporting (con datos alterados) tal y como llegó a nuestras manos y como lo rediseñamos. El documento completo era bastante extenso, pero nos centraremos sólo en dos aspectos: unas tablas y unos gráficos asociados.

La información se presentaba así:

Los errores eran numerables, resumiéndose en que resultaba una tabla difícil de leer y procesar en la que costaba saber que Unidad de negocio marcha bien y cual marcha mal y, por tanto, en cual centrar la atención. Más aún, tal y como aparece la información es difícil que cualquier usuario recuerde un sólo dato minutos después de haber visto la información

La información se reestructuró, tratando se seguir dos premisas básicas

• que fuera fácil de interpretar
• que fuera fácil de recordar

El resultado es el siguiente:

El resultado es un diseño más sencillo lejos del agobio que producía la visión anterior, con números y porcentajes fáciles de leer y recordar y que arrastra automáticamente la mirada hacia las Unidades de Negocio y Divisiones son problemas, a través del color rojo y la marca a a izquierda de los items

En cuanto a los gráficos, el aspecto que presentaban era el siguiente:

3 dimensiones, exceso de colores, redundancia de datos.... los errores son también cuantiosos

En este caso, nuestra primera recomendación fue cambiar radicalmente de gráfico,  ya que este presenta una comparación cuanto menos confusa entre datos de varios años y el objetivo del actual y emplea mucho espacio (casi una página entera) para dar una información que puede mostrarse con minigráficos. Pero la dirección de a empresa insistió en mantener la idea, por lo que nuestra propuesta abogaba por una presentación más racional, que indicara de manera rápida que Unidades de Negocio estaban por debajo de objetivos (series en colo rojo), cuales eran los objetivos (series en color gris oscuro) y que los valores se entendieran de manera rápida:

La presentación hubiera mejorado si sólo se destacara los años "malos", en rojo, quedando los años buenos en el mismo gris del resto de las series pero nos vimos forzados a dejarlo así. En cualquier caso, la mejora en legibilidad es clara

Quizá también te interese conocer como poner en marcha un Sistema de Reporting, primera parte y segunda parte.

Uso de colores en un Cuadro de Mando

Los cuadros de mando se suelen presentar acompañados de indicadores e iconos fácilmente comprensibles que muestran la situación y tendencia del dato analizado Es evidente que esto hace mucho más sencillo, para la mayor parte de los receptores, la comprensión de un sólo vistazo, pero no debemos perder de vista que hay gente que tiene dificultad para distinguir colores. En ese sentido, quizá los colores más usados en cualquier cuadro de mando sean los del semáforo (verde-amarillo-rojo). Sin embargo, esto puede no ser una buena idea ya que el 10% de los hombres y el 1% de las mujeres padecen de daltonismo, por lo que no podrán distinguir entre rojo y verde (por cierto, esto no es un problema en el tráfico ya que estar personas entienden las señales no por su color sino por su posición: arriba - rojo, abajo - verde).

Existe otro motivo que nos debe hacer recapacitar sobre el uso indiscriminado de los colores y es que a mayor abundancia de estos, más difícil resulta entender la información, debiendo analizarla detenidamente para "asimilar" cada dato y esto es precisamente lo que se quiere evitar con la confección de un cuadro de mando en el que se busca que la percepción sea casi inmediata e instintiva.

¿Qué soluciones tenemos? Básicamente dos

1) Usar sólo los colores para resaltar aquello que no está bien. En vez de usarlo en todo caso con la serie (verde - amarillo - rojo) utilizarlo exclusivamente para los datos que están por debajo de su referencia. 

La figura siguiente muestra un clásico indicador con colores para cada posibilidad.

Independientemente de que el receptor pueda o no distinguir las diferencias entre el rojo y el verde, lo cierto es que el cerebro tiene un doble trabajo, por una parte buscar los colores y por otro procesar verde - bueno, rojo - malo. Lo normal es que, una vez que ha ocurrido esto, la vista vuelva hacia la izquierda para descubrir que epígrafe es el que lo está haciendo mal. En una tabla como la expuesta puede no resultar muy complicado, pero si se trata de una lista más larga o este indicador está junto con otros varios, el resultado final se complica. 

A nuestro juicio, es más sencillo un modelo como el anterior en el que se identifica de un vistazo qué productos son los que lo están haciendo mal. Tenemos que preocuparnos sólo por los marcados, pudiendo ignorar el resto.

2) Usar tonos del mismo color. Un mismo color, desde más claro a mas oscuro, resulta mucho más intuitivo para el cerebro, ya que éste no tiene que procesar que son dos distintos y cual es su diferencia y significado. En ese caso el tono en sí no significa nada (más oscuro puede ser bueno o malo) para lo que lo usamos es para ayudar a la vista a localizar el valor obtenido respecto de su referencia. Con un ejemplo lo veremos más claro:

Aquí los tonos oscuros y claros nos ayudan a ver claramente la posición de cada comercial, facilitando la comprensión de la tabla. Sólo Carlos Castro llega a objetivos, estando los demás en una zona intermedia