Diseñando un Cuadro de Mando (1)

En la construcción de un Cuadro de Mando hay dos procesos clave: el correspondiente a la elección de los KPI que se van a incluir y el referente al propio diseño (el “look and feel”) del Cuadro de Mando. Nos vamos a referir en este post a este último aspecto.

¿Cómo es de importante el diseño de un dashboard? La respuesta es “mucho”. De hecho, de nada sirve un buen trabajo en la elección de los KPI adecuados si luego estos no se muestran correctamente. En un artículo de 2004, Stephen Few definía los dashboards como “una presentación visual de la información más importante necesaria para lograr uno o más objetivos consolidados y dispuestos en una sola pantalla de forma que la información se entienda y procese de un solo vistazo”. Un mal diseño, farragoso, con exceso de indicadores mal alineados, uso abundante de colores, pocos espacios libres que aligeren en peso del diseño, etcétera pueden crear un monstruo que no se pueda interpretar fácilmente, consumiendo mucho tiempo en su estudio, tiempo que el gerente no tiene y que debe robar de otras tareas.

Cuando nos sentamos a diseñar un Cuadro de Mando debemos tener claro cuales son los objetivos que el mismo persigue, básicamente dos:

• Es un medio para verificar el performance de la compañía (al nivel al que el dashboard esté definido: corporativo, departamento, unidad de negocio...) tanto en el momento actual como su trayectoria última
• Debe transmitir lo que va mal de forma muy rápida y sencilla, destacando aquellas áreas en las que el desempeño no está en línea con lo esperado para que el gestor se centre en estas, obviando lasque marchan bien y no requieren de su atención (principio de la gestión por "excepción")

La presentación ha de ser, por tanto, sencilla. El usuario ha de ver la pantalla y de forma rápida extraer conclusiones, sin que deba ser necesario que efectúe scrolling o navegar por varias pantallas. Esto no quiere que se deban evitar los botones para hacer “drill down" o "drill up” sino que la información básica se ha de extraer sin esta ayuda. Posteriormente, para analizar en mayor profundidad un ítem cuyo desempeño no es satisfactorio, será necesario navegar y ahondar en la información para conocer las causas.

Es conveniente usar colores de fondo claros y poco invasivos: huir de los rojos, azul obscuro, etc. El espacio total ocupado en la pantalla no debería superar el 75% del total y mucho mejor si es menor aún. La mejor forma de aligerar espacio sin perder información cosiste en usar “minigráficos”. Estos transmiten la idea de manera más rápida y sencilla (recordemos que “una imagen vale más que mil palabras”) y permiten ahorrar mucho espacio. Normalmente los minigráficos deben acompañarse de un mínimo de texto que les ayude a contextualizarse y ser mejor comprendidos.

En la figura anterior rápidamente vemos que USA y Asia están mal (el punto rojo nos alerta de ello, como Europa marcha bien no es necesario incluir ninguna “luz” que nos lo confirme: en los cuadros de mando se gestiona por “excepción”). La evolución es buena en Europa, también en USA (aunque ha tenido un bache recientemente) y mala en Asia. A modo de información tenemos el volumen de ventas alcanzado y su variación respecto al año anterior. Por último, gráficamente, vemos donde se sitúa el real alcanzado frente a su objetivo: sobrepasado en Europa, por debajo pero cerca en USA y por debajo y alejado en Asia.

Esta misma información, en tabla de números, sería mucho más difícil de asimilar; los siguientes cuadros muestran la diferencia entre aportar los datos en número y transmitir la información en minigráfico (referido sólo a la evolución reciente, además habría que incluir otras tablas para la comparación con el objetivo y con el año precedente):

No solo resulta mucho más comprensible esta presentación, sino que se procesa mentalmente antes y ahorra espacio en la hoja. Otra ventaja adicional es que se recuerdan mejor las imágenes que los textos o los números. Al gestor, en una reunión, le vendrá rápidamente el minigráfico a la cabeza y recordará que Europa está ascendiendo y en máximos antes que la serie 9.878, 11.789, 10.915...