¿Qué es un Cuadro de Mando?

El concepto de Cuadro de Mando (diferente del Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard del que hablaremos en otro post) proviene del Tableau de Bord francés por el cual se trataba de simplificar la información relevante de gestión de forma que fuera fácilmente asimilable. En organizaciones complejas en las que el binomio acción/reacción no es inmediato, la simple observación no es suficiente para evaluar la gestión desarrollada.

En Cuadro de Mando no es un fin en si mismo, sino un instrumento de la dirección para lograr el éxito empresarial. Sí es, por tanto

• Un sistema para medir (resultados de la empresa, tendencias, cumplimiento de objetivos…)
• Un soporte para la toma de decisiones, al proveer una mejor información de los KPI
• Una herramienta de control, que hace llegar la información relevante a los responsables de forma periódica

Para lograr esto se parte de unos principios básicos

1. Suministra información relevante, reciente, fiable y sintética
2.  Es un documento periódico que analiza variables clave de gestión al nivel correspondiente
3. Tiene un concepto piramidal de la información: en los niveles más altos de la estructura será más sintética (pero abarcando más aspectos) y en niveles bajos será mucho más prolija (si bien de menos aspectos)
4. Su presentación debe ser normalizada y suministrada por una única fuente para evitar problemas de interpretación.

El ideal es que el Cuadro de Mando sea una única hoja en la que los indicadores claves del negocio (KPI = Key Performance Indicators) para cada nivel estén reflejados, indicando además su tendencia y su situación respecto al objetivo. Usualmente esto se hace con representación gráfica (símbolos, líneas de tendencia, etc.) ya que facilitan la comprensión inmediata por parte del receptor, primando esta sobre el dato. Un buen Cuadro de Mando permite gestionar por excepción, es decir, las alertas del mismo provocan que la gestión se centre en aquellos aspectos claves que no evolucionan favorablemente y comprometen el éxito, prestando mucha menos atención a los que están en línea o por encima del presupuesto.

Es clave la elección de unos KPI adecuados, para los cuales habrá que seguir una metodología (que será objeto de otro post) pero que básicamente comprobará que el KPI es el que mejor determina cada uno de los aspectos a evaluar, dentro de un criterio de anticipación y puede ser obtenido fácilmente en términos de coste, rapidez y fiabilidad.

El Cuadro de Mando conecta la estrategia de la empresa con la implementación de la misma, siendo el nexo de unión y evaluación de la misma

Existen varios niveles de cuadro de mando, usualmente:

• Cuadro de Mando Corporativo, que proporciona de forma sintética al más alto nivel de la organización la visión global de la marcha del negocio
• Cuadro de Mando Operativo, a nivel de dirección de Unidad de Negocio, con un mayor nivel de detalle que el anterior pero centrada en cada una de dichas UN’s
• Cuadro de Mando de Departamento, que afecta a las unidades de gestión de la empresa, de forma amplia

La construcción de un buen Cuadro de Mando permitirá navegar por los diferentes niveles, haciendo drill down para profundizar en aspectos concretos (o lo que es lo mismo, ir de la visión corporativa a la operativa y de esta a la de departamento), drill up para sintetizar o drill anywhere para cambiar de aspecto analizado.