Diseñando un Cuadro de Mando (3) Ejemplo

En esta tercera entrada de "diseñando un cuadro de mando" vamos a revisar un ejemplo. Pulsa aquí para descargarlo. Está construido en Excel 2007/2010 y optimizado para una resolución de pantalla de 1440x900

Se trata de un cuadro de mando en el área de ventas de una empresa cualquiera. Tiene tres productos (A, B y C) que comercializa en 4 regiones (1, 2, 3 y 4), con objetivos de ventas para cada par de producto/región. Dos de los KPI's más importantes de esta empresa son el número de pedidos alcanzado y el importe medio por pedido.


Dentro de la estructura, se ha tratado de dejar una pantalla limpia, sin colores llamativos y con espacios entre los datos para una mejor visualización. El diseño se realiza en tres franjas

• Franja Superior, en la que se selecciona el mes a consultar; a partir de la selección se muestra información de dicho mes o acumulada (12 últimos meses respecto al selecionado)
• Franja Central, en la que se presenta el desempeño de la empresa de forma global, sin distinguir entre productos ni regiones (salvo en el gráfico de la derecha donde las líneas muestran la evolución por productos)
• Franja Inferior, en la que se muestra la información desagregada por producto y región.

La lógica de la navegación es más agrupación de información a menos: el primer dato es el total de ventas alcanzadas y según se avanza se va viendo el desglose de número de pedidos e importe del pedido medio, ventas por productos y por regiones

A fin de mantener los principios ya indicados en entradas anteriores (información visual a través de gráficos, reducir el número de alertas, eliminar información redundante, etc.) hemos compuesto en la primera franja unos cuadros muy sencillos que nos indican:

• Volumen alcanzado (de ventas, número de pedidos y pedido medio)
• Tendencia: gráfico con la evolución de la magnitud en los últimos 12 meses
• Desviación con respecto al objetivo: rojo si es negativa y azul su es positiva
• Tendencia de la desviación: minigráfico con dos filas de cuadraditos, los que están en la fila superior  muestran que en ese mes la desviación fue positiva mientras que los que están en la fila inferior muestran que en ese mes la desviación fue negativa. Por ejemplo, en la imagen copiada, solo ha habido dos meses de los últimos 12 en los que las ventas han estado por encima de objetivos, estando estos al principio de la serie. De un vistazo vemos que las ventas no están evolucionando bien en los últimos meses

A continuación, un simple gráfico tipo velocímetro muestra cual es el estado de nuestro cumplimiento de ventas. Nos ayudamos de los colores para hacerlo más visualmente comprensible (hasta el 80% el área se muestra en rojo, del 80% al 100% en amarillo y por encima del 100% en verde)

Este gráfico nos muestra la evolución de las ventas en los doce últimos meses tanto de forma global (la suma  de los 3 artículos, en barras) como cada uno de ellos. Los check box situados encima permiten mostrar u ocultar las líneas de los productos para poder  comparar mejor cada una de ellas de forma independiente si se desea






En la franja inferior mostramos los datos por producto y región, también de forma sencilla y limpia y utilizando gráficos e información visual allí donde es posible

Para cada producto, vemos las ventas (en euros) y un punto rojo que nos alerta si el dato está por debajo del objetivo (por exclusión: si no hay punto rojo es que estamos por encima por lo que no es necesario incorporar un punto verde cuyo único resultado sería confundir nuestra vista). Se incorpora como apoyo el porcentaje de cumplimiento y también la evolución del número de pedidos, en gráfico, el precio medio para el mes seleccionado y la tendencia del precio medio también en gráfico. El resumen visual de la pantalla mostrada es: "el producto A va mal, el número de pedidos parece estancado (con un mínimo importante a mitad del periodo) y, lo que es peor, el precio medio por pedido está bajando claramente. El producto B está bien pero cuidado que su comportamiento en número de pedidos es totalmente errático. El producto C está evolucionando favorablemente, con cada vez más número de pedidos y su precio medio, con algún altibajo, es ligeramente creciente"

Por último, la información sobre como lo hace cada región/producto es también eminentemente gráfica:

Para cada producto región se muestra el cumplimiento de objetivos (apoyado por un punto rojo cuando el dato es negativo, en ausencia de este el dato es positivo) y una flecha que muestra la tendencia con una interpretación lógica: hacia abajo, claramente descendente, hacia abajo y a la derecha, descendente; hacia arriba y a la derecha, ascendente y hacia arriba, claramente ascendente


El resultado final del Cuadro de Mando es una pantalla fácilmente asimilable que ayuda a focalizar la atención allí donde están los problemas, sin distraer en exceso con tablas de datos difíciles de recordar, ni multitud de semáforos que ralenticen la lectura