¿Y si empezamos con un Excel?

Para una empresa que no tenga ninguna herramienta de análisis de datos, comenzar a usar una aplicación de Business Inteligence puede ser una experiencia muy dura, sobre todo si pensamos en pequeñas compañías. La soluciónes de SAP, COGNOS, QlikView (mi favorita) o incluso las más sencillas basadas en Excel como la de Apesoft representan un salto cuantitativo importante que no todas las empresas están preparadas para dar. No olvidemos que muchas de las implantaciones de BI fallan porque el receptor (y en ocasiones el emisor) de la información no tienen los conocimientos necesarios para entender la herramienta adoptada, y no porque el negocio se haya definido mal o los informes están mal diseñados. 

Ante esto, surge una pregunta, ¿que herramienta podemos escoger que sea ampliamente conocida por toda la organización, el usuario se sienta confortable con ella y tenga capacidad suficiente para analizar datos? La respuesta es obvia.... Excel

El Excel es tan común en nuestros ordenadores que nos hemos acostumbrado a él y no somos del todo conscientes de las capacidades que tiene. Cierto es que cuenta con algunos problemas (que trataremos más adelante) pero las ventajas para una pequeña/mediana empresa que comience con BI sus superiores a sus inconvenientes

• Ventajas de usar Excel
• Es muy potente. Aun cuando la mayoría de los usuarios hagan un uso elemental de la herramienta, no es difícil encontrar personas que trabajan cómodamente con fórmulas avanzadas, macros, solver... permitiendo una explotación de datos muy completa
• El receptor de la información sabe usar Excel y entiende perfectamente un informe en él cargado
• Está instalado en prácticamente todos los ordenadores de todas las empresas
• En contraposición a otras herramientas, permite incluir datos de forma manual, haciendo más sencillo el completar información que no está en la BBDD de la empresa
• Facilidad para compartir los informes con otros usuarios, internos o externos a la organización
• Potencia de las tablas dinámicas
• Amplias funcionalidades de diseño y gráficas (sobre todo las versiones 2007/2010 con minigráficos, etc.)
• Desventajas de usar Excel
• Es necesario estructurar muy bien la información inicial, ya que de lo contrario se puede convertir en un caos
• Existencia de diferentes versiones que entran en conflicto (Informe, Informe-1, Informe-Definitivo...)
• Dificultad (pero no imposibilidad) de cargar la información de las bases de datos de la empresa en Excel
• Proliferación de Excel por toda la compañía, cada departamento se hace el suyo, con sus datos parciales y es difícil obtener una visión de conjunto. Además, en numerosas veces, los datos suministrados por diferentes departamentos son contradictorios

Como vemos, las desventajas son varias e importantes, pero creemos que, en determinados casos como los expuestos al inicio de este post, las ventajas compensan. Eso sí, es necesario hacer las cosas bien desde el principio para minimizar estos inconvenientes siguiendo unos consejos sencillos

1. Los informes deben partir siempre de un mismo departamento (Control de Gestión si existe o IT, Sistemas...)
2. Al frente del proyecto debe estar una persona que maneje con solvencia el Excel y sea analítico y ordenado, para estructurar la información inicial de forma correcta
3. Los Excel deben estar bloqueados, de forma que el usuario pueda consultar los datos pero no incluir nueva información en ellos (de ser preciso, se solicitará al departamento emisor) evitando así tener versiones distintas por cada departamento de la empresa, cada una con su propia información

Cumpliendo con estos requisitos, en empresas pequeñas y medianas, Excel puede ser una solución ideal para iniciarse en el mundo de BI. Una vez que la empresa esté madura y requiera de más información y capacidad de análisis, será el momento de saltar a herramientas específicas.

Captura de un cuadro de mando diseñado en Excel

Uso de colores en un Cuadro de Mando

Los cuadros de mando se suelen presentar acompañados de indicadores e iconos fácilmente comprensibles que muestran la situación y tendencia del dato analizado Es evidente que esto hace mucho más sencillo, para la mayor parte de los receptores, la comprensión de un sólo vistazo, pero no debemos perder de vista que hay gente que tiene dificultad para distinguir colores. En ese sentido, quizá los colores más usados en cualquier cuadro de mando sean los del semáforo (verde-amarillo-rojo). Sin embargo, esto puede no ser una buena idea ya que el 10% de los hombres y el 1% de las mujeres padecen de daltonismo, por lo que no podrán distinguir entre rojo y verde (por cierto, esto no es un problema en el tráfico ya que estar personas entienden las señales no por su color sino por su posición: arriba - rojo, abajo - verde).

Existe otro motivo que nos debe hacer recapacitar sobre el uso indiscriminado de los colores y es que a mayor abundancia de estos, más difícil resulta entender la información, debiendo analizarla detenidamente para "asimilar" cada dato y esto es precisamente lo que se quiere evitar con la confección de un cuadro de mando en el que se busca que la percepción sea casi inmediata e instintiva.

¿Qué soluciones tenemos? Básicamente dos

1) Usar sólo los colores para resaltar aquello que no está bien. En vez de usarlo en todo caso con la serie (verde - amarillo - rojo) utilizarlo exclusivamente para los datos que están por debajo de su referencia. 

La figura siguiente muestra un clásico indicador con colores para cada posibilidad.

Independientemente de que el receptor pueda o no distinguir las diferencias entre el rojo y el verde, lo cierto es que el cerebro tiene un doble trabajo, por una parte buscar los colores y por otro procesar verde - bueno, rojo - malo. Lo normal es que, una vez que ha ocurrido esto, la vista vuelva hacia la izquierda para descubrir que epígrafe es el que lo está haciendo mal. En una tabla como la expuesta puede no resultar muy complicado, pero si se trata de una lista más larga o este indicador está junto con otros varios, el resultado final se complica. 

A nuestro juicio, es más sencillo un modelo como el anterior en el que se identifica de un vistazo qué productos son los que lo están haciendo mal. Tenemos que preocuparnos sólo por los marcados, pudiendo ignorar el resto.

2) Usar tonos del mismo color. Un mismo color, desde más claro a mas oscuro, resulta mucho más intuitivo para el cerebro, ya que éste no tiene que procesar que son dos distintos y cual es su diferencia y significado. En ese caso el tono en sí no significa nada (más oscuro puede ser bueno o malo) para lo que lo usamos es para ayudar a la vista a localizar el valor obtenido respecto de su referencia. Con un ejemplo lo veremos más claro:

Aquí los tonos oscuros y claros nos ayudan a ver claramente la posición de cada comercial, facilitando la comprensión de la tabla. Sólo Carlos Castro llega a objetivos, estando los demás en una zona intermedia