En la entrada anterior situábamos los objetivos a los que debe dar respuesta un Sistema de Reporting (definidos como los diferentes "pasos" a abordar). Esta parte se complementa con un plan de trabajo concreto que busque dar cumplimiento a cada uno de esos pasos.
El desarrollo de trabajo combinará, para cada fase, entrevistas presenciales con los responsables y usuarios, análisis de datos, estudio de informes actuales, sesiones de trabajo con las herramientas en uso en la empresa, etc.
Fase I: Definición y Organización del Sistema de Información
Su objetivo es determinar el marco general de los Sistemas
de Información en el área implicada. Para ello es
preciso describir el sobre la que se trabaja y sus diferentes interrelaciones
con el resto de departamentos de la empresa, así como las diferentes necesidades de
información que surgen
También se configura el “catálogo de usuarios” entendido
aquellos grupos que precisan información y sean homogéneos en cuanto a
- Necesidades
de información
- Nivel
de acceso a información sensible
- Responsabilidad
sobre la misma
- Nivel
de profundidad de la información (más global en capas estratégicas, más detalle
en capas tácticas)
- Etc.
Del catálogo de usuarios establecidos de podrá obtener la
“pirámide de informes”
Un último punto será la determinación, para cada usuario, de
sus conocimientos y habilidades respecto a la información y forma de extraerla
e interpretarla por su fuera necesario realizar acciones formativas con ellos
(todos o parte) sobre estos puntos
Fase
II: Análisis de Antecedentes
En esta fase se recopilará y analizarán todos los
antecedentes generales que puedan afectar a los Sistemas de Información, así
como los resultados de los mismos. Para ello se estudiarán los criterios
generales de información, reporting existentes…. También se entrevistará a las
personas de la organización que puedan aportar información adicional sobre
antecedentes que deban ser recogidos en el Modelo de Sistemas de Información,
al margen de la documentación disponible
A partir de los antecedentes recopilados, la valoración y
conclusiones se recogerán en un catálogo de requisitos. La realización de esta
valoración ayudará a establecer estándares, procedimientos, normativas, etc
Fase
III: Identificación de requisitos
El objetivo de esta fase es la especificación de los
requisitos del área, así como obtener un modelo de información que lo
complemente. Es aquí donde se define el “modelo de negocio”: aquellas
características que configuran la propuesta de valor con la que la empresa se
dirige al mercado y como han de ser percibidas por el mismo. Para ello se
analiza con usuarios expertos cada proceso tal y como debería ser (y no como es
en la actualidad por si estuviera influido por los sistemas de información
existentes).
Un punto esencial es la existencia de objetivos, dimanados del
modelo de negocio y a cuya consecución se orienta el área analizada. Precisamente,
el Sistema de Información debe permitir medir, en cada momento, la situación de
la organización versus dichos objetivos
Estos procesos tienen su plasmación informática en
diferentes entidades de negocio y relaciones creadas entre ellas, siendo
necesario el estudio de las mismas y su correcta configuración
De igual modo, y partiendo del modelo de negocio y los
objetivos, se definirán los Indicadores de Negocio, entendiendo por tales los
que son más acertados para transmitir de manera rápida y sencilla si el
desempeño de la organización se ajusta a los objetivos establecidos y que
tengan capacidad de predicción del futuro
Así mismo, se identifican los requisitos de información y se
elabora un modelo que identifique las
distintas entidades implicadas en el proceso así como sus relaciones entre
ellas
Finalmente, un aspecto clave es la determinación de un diccionario
común, transversal a toda la organización, que asegure que todas las personas
afectadas, directa o indirectamente por el Sistema de Información, hablan el mismo lenguaje. A partir de este “lenguaje” será posible
presentar posteriormente información que sea entendida de manera homogénea por
todos los usuarios:
"Uno de los principales problemas en el análisis de informes es que las personas que no analizan entiendan, por un concepto, coas distintas, convirtiendo el proceso de revisión en una Torre de Babel sin sentido, incapaz de aportar respuestas comunes a qué está ocurriendo y que acciones debemos tomar para corregirlo"
Fase IV: Modelo de Información Ideal
Esta fase constituye una conclusión de las tres anteriores:
a partir de los modelos aflorados en el análisis previo y las necesidades de
información detectadas, así como el catálogo de usuarios consensuado, se está
en condiciones de definir cuál es la estructura de Información ideal.
Aquí se
determinará el modelo de reporting (tanto estático como dinámico) para cada
nivel de organización, usuarios que lo recibirán, periodicidad en la extracción
del mismo, fecha de publicación, departamento responsable de obtenerlo, etc.
En esta fase es muy importante la definición de la “capa de presentación” a fin de que cada usuario
reciba la información que precisa `para su trabajo y análisis, sin que falte
pero tampoco sin que reciba más de la necesaria lo que contribuiría a la
“confusión” y pérdidas innecesarias de tiempo. Se respetará el principio de
información piramidal: más concreta y resumida a mayor nivel de responsabilidad
y más desagregada y con mayor detalle en los niveles de responsabilidad
inferiores y más tácticos
Fase V: Estudio de los Sistemas de Información Actuales
El objetivo de esta fase es obtener una valoración de la
situación actual y su adecuación o no al modelo de información ideal. La
adecuación no ha de ser solo la existente en el momento, sino potencial, es
decir aunque actualmente no lo haga ¿podrá el sistema actual cumplir con los
requisitos levantados?
Para ello, en primer lugar será necesario identificar las
fuentes de información actuales (CRM, ERP, ACD, Excel, bases de datos externas…), para
posteriormente evaluarlos y finalmente valorarlos
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