¿Y si empezamos con un Excel?

Para una empresa que no tenga ninguna herramienta de análisis de datos, comenzar a usar una aplicación de Business Inteligence puede ser una experiencia muy dura, sobre todo si pensamos en pequeñas compañías. La soluciónes de SAP, COGNOS, QlikView (mi favorita) o incluso las más sencillas basadas en Excel como la de Apesoft representan un salto cuantitativo importante que no todas las empresas están preparadas para dar. No olvidemos que muchas de las implantaciones de BI fallan porque el receptor (y en ocasiones el emisor) de la información no tienen los conocimientos necesarios para entender la herramienta adoptada, y no porque el negocio se haya definido mal o los informes están mal diseñados. 

Ante esto, surge una pregunta, ¿que herramienta podemos escoger que sea ampliamente conocida por toda la organización, el usuario se sienta confortable con ella y tenga capacidad suficiente para analizar datos? La respuesta es obvia.... Excel

El Excel es tan común en nuestros ordenadores que nos hemos acostumbrado a él y no somos del todo conscientes de las capacidades que tiene. Cierto es que cuenta con algunos problemas (que trataremos más adelante) pero las ventajas para una pequeña/mediana empresa que comience con BI sus superiores a sus inconvenientes

• Ventajas de usar Excel
• Es muy potente. Aun cuando la mayoría de los usuarios hagan un uso elemental de la herramienta, no es difícil encontrar personas que trabajan cómodamente con fórmulas avanzadas, macros, solver... permitiendo una explotación de datos muy completa
• El receptor de la información sabe usar Excel y entiende perfectamente un informe en él cargado
• Está instalado en prácticamente todos los ordenadores de todas las empresas
• En contraposición a otras herramientas, permite incluir datos de forma manual, haciendo más sencillo el completar información que no está en la BBDD de la empresa
• Facilidad para compartir los informes con otros usuarios, internos o externos a la organización
• Potencia de las tablas dinámicas
• Amplias funcionalidades de diseño y gráficas (sobre todo las versiones 2007/2010 con minigráficos, etc.)
• Desventajas de usar Excel
• Es necesario estructurar muy bien la información inicial, ya que de lo contrario se puede convertir en un caos
• Existencia de diferentes versiones que entran en conflicto (Informe, Informe-1, Informe-Definitivo...)
• Dificultad (pero no imposibilidad) de cargar la información de las bases de datos de la empresa en Excel
• Proliferación de Excel por toda la compañía, cada departamento se hace el suyo, con sus datos parciales y es difícil obtener una visión de conjunto. Además, en numerosas veces, los datos suministrados por diferentes departamentos son contradictorios

Como vemos, las desventajas son varias e importantes, pero creemos que, en determinados casos como los expuestos al inicio de este post, las ventajas compensan. Eso sí, es necesario hacer las cosas bien desde el principio para minimizar estos inconvenientes siguiendo unos consejos sencillos

1. Los informes deben partir siempre de un mismo departamento (Control de Gestión si existe o IT, Sistemas...)
2. Al frente del proyecto debe estar una persona que maneje con solvencia el Excel y sea analítico y ordenado, para estructurar la información inicial de forma correcta
3. Los Excel deben estar bloqueados, de forma que el usuario pueda consultar los datos pero no incluir nueva información en ellos (de ser preciso, se solicitará al departamento emisor) evitando así tener versiones distintas por cada departamento de la empresa, cada una con su propia información

Cumpliendo con estos requisitos, en empresas pequeñas y medianas, Excel puede ser una solución ideal para iniciarse en el mundo de BI. Una vez que la empresa esté madura y requiera de más información y capacidad de análisis, será el momento de saltar a herramientas específicas.

Captura de un cuadro de mando diseñado en Excel