Empezando con un Cuadro de Mando (1)

Recientemente tuve la oportunidad de visitar una start up realmente inspiradora. Se está posicionando en un nicho de negocio, equipo joven y dinámico, con un espíritu fresco, permeable a cualquier buena idea, viniese de donde viniese. Estaban teniendo bastante éxito, con crecimiento acelerado y... con tres características quizá lógicas pero preocupantes

1. Empresa de reciente creación, más preocupada de mantener el fuerte crecimiento que de digerirlo
2. Sistemas no integrados entre sí (CRM, ACD, ERP...)
3. Ausencia de capa de BI que aglutine la información de la empresa (datos no es igual a información)

La principal consecuencia de esta situación es una importante carencia en la información de gestión que se tiene, ya que es ddesestructurada, de obtención muchas veces manual, sujeta a errores y/o incorrecciones, a destiempo y costosa. 

Ante eso es patente la necesidad más urgente que les trasladé: la ordenación de la Inteligencia de Negocio en dos vías

• Definición de Cuadros de Mando asociados a las operaciones (en su caso atención al cliente e impagos), que deberán ir siendo posteriormente complementados con los relativos a finanzas, calidad, etc hasta tener una visión completa
• Establecimiento de la infraestructura y procesos para la elaboración de dichos cuadros de mando

Ya hemos hablado anteriormente en este blog de porqué necesitamos un Cuadro de Mando, pero de forma rápida diremos que debe permitir a los gestores dar respuesta a tres preguntas

1. ¿Qué está pasando?
2. ¿Por qué está pasando?
3. ¿Cómo podemos mejorar los resultados?

El Cuadro de Mando ha de ser

• Sencillo y claro. Suministra información relevante, fiable, rentable y sintética
• Un documento periódico que abaliza variables de gestión al nivel correspondiente
• Debe tener un concepto piramidal de la información:
• Niveles altos: más áreas y mayor síntesis
• Niveles más operativos: menos áreas y mayor detalle
• La presentación ha de ser normalizada
• Un buen Cuadro de Mando es bidireccional: compara resultados con objetivos

Una vez expuesto todo esto, los gestores de la empresa me preguntaron (¡lógico!) y esto ¿es muy complicado de montar?. En realidad no demasiado, basta tener un método claro y afrontar las fases con lógica

 Gráficamente, el trabajo a realizar es el siguiente:

Vemos que hay cuatro grandes fases

1. Análisis del negocio: procesos del mismo y objetivos corporativos a alcanzar
2. Análisis y tratamiento de los sistemas: dónde y cómo está almacena la información y forma de acceder a ella
3. Diseño del Cuadro de Mando: cuales son los kpis debemos monitorizar (partiendo del análisis de negocio y la disponibilidad de datos) y como los representaremos
4. Construcción del Cuadro de Mando

El detalle específico de cada una de estas fases lo veremos la siguiente entrada del blog